O processo de comunicação básico ou simples envolve um "remetente" entregar uma mensagem a um "receptor", que a ouve ou lê e, em seguida, oferece feedback ao remetente. Embora esse processo seja simples na construção, a comunicação ineficaz geralmente resulta dos "filtros" do remetente ou do receptor ou da falha do receptor em utilizar o loop de feedback.
Um remetente tenta comunicar uma mensagem informativa ou persuasiva a um receptor por meio de palavras articuladas e bem faladas. O desafio é que barreiras, como idioma, cultura, emoção, ruído e gestos não-verbais podem atenuar a apresentação clara da mensagem. Os receptores também têm barreiras que podem impedir sua capacidade de ouvir e interpretar a mensagem com precisão. Os receptores podem não compreender o idioma ou as palavras usadas pelo remetente ou as implicações culturais em jogo. Emoções, como raiva, tristeza ou frustração, também podem afetar a interpretação do receptor. O ruído de fundo pode bloquear a capacidade do receptor de ouvir com eficácia.
O ciclo de feedback é um elemento-chave da comunicação básica que muitas vezes é esquecido. O objetivo do ciclo de feedback é que o receptor parafraseie ou reafirme a mensagem ao remetente. O receptor pode começar com "Este é o meu entendimento" ou "Isto é o que ouço você dizer". Este feedback permite que o remetente corrija quaisquer mal-entendidos.
