A mala direta é usada para processar em lote muitos documentos personalizados no Microsoft Word e em outros pacotes de escritório. É necessário um modelo de carta e um banco de dados ou planilha com as informações necessárias. A carta modelo é então preenchida com os detalhes encontrados no banco de dados.
Por exemplo, se houver um documento que diz "Prezado (FIRSTNAME) (LASTNAME)," usando a mala direta, os símbolos (FIRSTNAME) e (LASTNAME) são substituídos pelos detalhes correspondentes. Alguns softwares também podem fazer operações lógicas para que, se a entrada do banco de dados for marcada como masculina ou feminina, o software substituirá a seção do nome por Sr. ou Sra, dependendo dos dados disponíveis.
