As principais etapas do ciclo de comunicação são mensagens, direcionamento, distribuição, monitoramento, medição e avaliação. O ciclo de comunicação é frequentemente usado em relações públicas, operações comerciais padrão e círculos sociais pessoais para garantir clareza ao transmitir uma mensagem.
A primeira etapa do ciclo de comunicação é a mensagem, que envolve determinar o que dizer, construir o tom da mensagem e avaliar o método de entrega. A segmentação envolve a identificação do público apropriado e a adaptação da mensagem para atrair a pessoa ou grupo de pessoas específico. A distribuição costuma ser um fator chave para o pessoal de relações públicas. Eles devem determinar se entregam a mensagem verbalmente ou não, por meio de mala direta, comunicação eletrônica, sites de multimídia ou mídias sociais. Ao monitorar e medir o ciclo de comunicação, os profissionais rastreiam a interpretação da mensagem ou discurso de vendas pesquisando respostas e reações, pesquisando o público-alvo e analisando os efeitos da mensagem na opinião pública ou nas vendas de um determinado produto. A avaliação é a etapa final, embora contínua, do ciclo de comunicação. Uma vez que a mensagem foi construída, direcionada ao público, distribuída e monitorada, os comunicadores avaliam sua eficácia a fim de planejar mensagens ou materiais futuros. O elemento-chave da etapa final é determinar o que foi aprendido com o ciclo de comunicação com uma mensagem específica e refinar o processo para mensagens futuras.
