As cinco etapas principais do ciclo de comunicação são a criação, transmissão, recepção, tradução e resposta da mensagem. Um ciclo de comunicação refere-se ao processo pelo qual uma mensagem é desenvolvida e enviada ao destinatário por meio de um canal selecionado.
A primeira etapa da comunicação é a criação de uma ideia ou mensagem. É o processo pelo qual o remetente decide o que deseja comunicar e seleciona o canal pelo qual transmitir essas informações.
A segunda etapa é a transmissão da mensagem. Este processo pode ser tão simples quanto reunir-se com o destinatário e comunicar oralmente as informações ou comunicar-se com o destinatário pretendido por telefone.
A fase de recepção envolve a mudança das responsabilidades de comunicação entre o remetente e o destinatário. O receptor obtém as informações lendo as informações em formato escrito ou ouvindo atentamente a mensagem quando entregue oralmente.
A próxima etapa é a tradução. Durante essa etapa, o destinatário codifica a mensagem em um formato que ele entenda facilmente. Isso pode envolver uma pessoa ouvindo ou lendo a mensagem e parafraseando-a em sua cabeça.
O estágio final do ciclo de comunicação é a resposta. Cumpre o requisito de uma comunicação eficaz como via de mão dupla. Depois de receber a mensagem, o destinatário redige uma resposta e a comunica verbalmente ou por escrito.
