As impressoras ficam offline devido a picos e quedas de energia, arquivos corrompidos na fila de impressão, atolamentos de papel, cartucho de toner ou bandeja de papel vazios, componentes defeituosos na própria impressora e interferência de usuários remotos. Apenas alguns deles geram mensagens de erro exclusivas.
Às vezes, limpar uma mensagem de “impressora off-line” é tão simples quanto desligar a impressora e reiniciá-la ou descartar todos os trabalhos na fila de impressão para eliminá-la. Para que uma impressora gere uma mensagem de erro que diz “offline”, dependendo do fabricante, erros específicos devem ter ocorrido. Os usuários devem consultar o manual do proprietário para impressoras individuais.
Outras condições que fazem com que uma impressora fique offline podem gerar mensagens de erro específicas, que podem ser categorizadas em um manual do usuário. Por exemplo, quando colocado off-line devido a atolamentos de papel e cartuchos de toner vazios, a maioria das impressoras relata essa mensagem. Eliminar o atolamento de papel ou substituir o cartucho de toner coloca a impressora novamente online. As bandejas de papel vazias também geram mensagens de erro específicas.
Um trabalho de impressão com um arquivo corrompido ou um arquivo com um gráfico corrompido pode fazer com que a impressora fique off-line. Isso pode gerar uma mensagem de erro, mas interrompe a impressora mesmo assim. O usuário pode limpar a fila de impressão e tentar imprimir o arquivo uma página por vez para encontrar o elemento que está causando o erro.
Se um componente da impressora apresentar problemas, como o fusor de uma impressora a laser, isso pode não gerar uma mensagem específica, mas a impressora irá parar. Da mesma forma, quando outros sinais sem fio bloqueiam uma impressora sem fio, ela para de imprimir até que a interferência seja eliminada e, como muitas impressoras em rede têm ferramentas de software para administração remota, um operador remoto pode desligar a impressora mesmo quando não há nada de errado.
