As atas podem ser escritas de duas maneiras: atas ou relatórios com base na agenda e atas ou resumos de reuniões informais. Os formatos de registro das atas variam de acordo com a natureza da organização ou grupo e por região. Atas de reuniões de equipe, workshops, seminários e reuniões interdepartamentais podem seguir diversos estilos de documentos.
As atas servem como um lembrete útil para os participantes após a conclusão da reunião e também garantem que os colegas ausentes possam aprender o que foi discutido e quais decisões foram tomadas. Minutas ou relatórios baseados em agenda são o tipo tradicional de registro. Estas são as atas de uma reunião agendada para a qual a ordem do dia é conhecida. A agenda pode ser distribuída antes da reunião ou anunciada pelo presidente no início da reunião. Eles seguem a estrutura definida pela agenda. Na maioria das organizações, as atas baseadas na agenda constituem os principais registros das reuniões formais de governança. Eles são documentos muito sofisticados, complexos e formais e normalmente são escritos por profissionais ou escritores précis.
As atas de reuniões informais são feitas principalmente em reuniões departamentais e de grupo. Eles são resumos de decisões tomadas, ações de acompanhamento necessárias, pessoas responsáveis por projetos individuais e marcos e prazos desses projetos. Minutos resumidos também podem ser usados para rastrear o histórico de um projeto. Geralmente, esses tipos de atas são distribuídas a todos os participantes e, em alguns casos, a outras partes interessadas que não estiveram presentes na reunião.
