Os e-mails são utilizados para fins de comunicação, como comunicar-se com instrutores e professores, manter contato com amigos, solicitar informações de outras pessoas ou empresas, candidatar-se a bolsas, empregos e estágios. Even embora o e-mail seja uma ferramenta de comunicação muito valiosa, seu amplo uso em ambientes comerciais e acadêmicos levou ao surgimento de novos desafios para os usuários.
A falta de comunicação por meio de e-mails normalmente ocorre quando os usuários têm expectativas diferentes sobre os e-mails que recebem e enviam. Dependendo da finalidade do e-mail, o conteúdo difere de acordo com o desfecho desejado, o público-alvo pretendido e a formalidade. O principal desafio da utilização de e-mails é o entupimento dos canais de comunicação por e-mails destinados a fins publicitários. Esses e-mails impedem que algumas pessoas recebam os e-mails pretendidos, e o desafio do redator é escrever um conteúdo que se destaque dos e-mails indesejados e capture a atenção do destinatário.
Os e-mails são a melhor forma de comunicação com uma pessoa difícil de se comunicar usando outras formas de comunicação, como telefone. Também é útil ao enviar um arquivo eletrônico para alguém, como uma planilha com dados. Quando as informações precisam ser distribuídas para um grande número de pessoas, os e-mails são mais convenientes do que outros tipos de comunicação.
