Uma vantagem do MS Publisher é que ele coloca as ferramentas da arte digital profissional à disposição do usuário e permite que qualquer pessoa crie e publique materiais publicitários de alta qualidade, como folhetos e pequenos pôsteres. Outra vantagem é que o MS Publisher permite ao usuário converter e compartilhar criações originais em vários formatos de arquivo, como PDF ou XPS.
O MS Publisher é essencialmente um programa de layout de página que formata textos e gráficos. A interface corresponde a um ambiente Windows Office. Consequentemente, suas funções e recursos básicos são muito semelhantes a outros programas MS com recursos de formatação, como o Word. Existem outros recursos de formatação mais específicos, como linhas de base, margens e guias de grade.
O MS Publisher também ajusta tamanhos de página, posições e tamanhos de objetos, agrupa elementos para travá-los no lugar coletivamente, quebra automaticamente o texto e contém camadas de primeiro e segundo plano para maior perspectiva e profundidade.
O MS Publisher incorpora logotipos, diagramas e clipart em documentos e permite o ajuste de cores dentro e fora das imagens importadas. O MS Publishes tem até um modelo de cores CMYK no programa. Semelhante ao Word, o MS Publisher oferece uma vasta gama de fontes e a capacidade de ajustar cada tamanho de fonte.
Com o suplemento "Salvar como PDF" ou XPS da Microsoft, que está disponível para download gratuitamente no Support.Office.com, o MS Publisher salva arquivos como PDF ou XPS para compartilhamento. O suplemento permite até que o MS Publisher salve o CMYK de cada arquivo nos formatos CMYK e Pantone como PDF, para que as especificações de cores não sejam perdidas na tradução.
