Um sistema de processamento de arquivos ajuda as pessoas a controlar os arquivos conforme eles se movem pelos vários departamentos de uma empresa. O objetivo desse tipo de sistema é manter as coisas organizadas, geralmente em ordem alfabética, numérica ou ordem cronológica. As empresas que têm sistemas de processamento de arquivos eficazes têm maneiras de encontrar esses arquivos de maneira ordenada, em vez de ter membros da equipe vasculhando papéis para encontrar o que procuram.
Quer a empresa use arquivos em papel, armazenamento em nuvem ou uma combinação dessas, manter um sistema consistente em funcionamento é vital para o tratamento eficiente de solicitações de informações. Muitas empresas optaram por um ambiente "sem papel", no qual os arquivos acabam em discos rígidos, armazenamento em nuvem ou outros locais. Porém, assim como acontece com um arquivo tradicional, é igualmente importante controlar todos os arquivos em uma unidade compartilhada ou pessoal. A maioria dos aplicativos de armazenamento simplifica a configuração e o nome de pastas de arquivos para que os responsáveis pelo armazenamento de dados possam colocar o arquivo certo na pasta certa. Mesmo sem o barulho das gavetas sendo abertas e a sensação de metal frio dos armários de arquivos, ainda é possível manter os arquivos devidamente organizados.
