De acordo com a Winning Government Business, o processo de licitação inclui convites feitos por instituições que solicitam determinados bens ou serviços e respostas de fornecedores a propostas comerciais. As instituições fazem convites para licitações anunciando-os e os requisitos mínimos para ganhar o concurso. O processo é competitivo e aberto a muitos fornecedores.
O site oficial do Governo do Reino Unido explica que, assim que a instituição solicitante recebe as propostas, é preparada uma lista de fornecedores em potencial. Entrevistas com fornecedores pré-selecionados são realizadas para avaliar sua capacidade financeira, reputação no mercado e classificação de crédito. O comitê de licitação da instituição seleciona um fornecedor que oferece a melhor relação custo-benefício para assinar um contrato de fornecimento. Tanto no Reino Unido quanto nos Estados Unidos, os candidatos que não conseguem garantir uma licitação de uma instituição pública podem obter feedback sobre o motivo da falha na inscrição ou na licitação.
De acordo com a Lawyers.com, antes de assinar um contrato, um fornecedor precisa entender os termos e condições, para evitar futuras disputas jurídicas. O contrato define as obrigações do fornecedor e da instituição entre si, como prazo de entrega, qualidade e condições de pagamento. Depois que um fornecedor concorda com os termos do contrato e o assina, o gerente de compras da instituição escreve ao fornecedor uma carta de aceitação e emite um pedido de compra. As condições de pagamento são feitas de acordo com os termos do contrato. Se o fornecedor atrasar a entrega dos bens e serviços, ou se a qualidade for inferior, uma instituição pode cancelar o contrato.
