As planilhas economizam tempo e fornecem flexibilidade na apresentação e precisão dos cálculos em comparação com o uso de calculadoras ou caneta e papel. Uma planilha permite cálculos instantâneos usando fórmulas e é fácil de usar, alterar , armazene e imprima dados.
A organização dos dados em colunas e linhas cria interseções chamadas células. Os dados são inseridos na planilha na forma de números, strings ou fórmulas. Isso permite o cálculo instantâneo e também o recálculo dos dados conforme os números são inseridos ou alterados.
A capacidade de introduzir fórmulas matemáticas também permite previsões. Os números podem ser modificados para calcular quais seriam os resultados em diferentes circunstâncias, que é uma função comumente usada pelas empresas para prever desenvolvimentos potenciais. Também pode ser usado com outros tipos de dados, incluindo científicos e estatísticos, para testar uma hipótese.
Os dados podem ser organizados de várias maneiras, dependendo das necessidades do usuário, e podem ser copiados e colados diretamente em uma planilha de outras fontes em alguns casos. Os programas de planilha permitem que o usuário altere facilmente a aparência da planilha, incluindo largura da coluna, altura da linha, cor da fonte e cor da própria planilha.
O usuário pode escolher trabalhar ou imprimir uma planilha inteira ou especificar uma área específica, chamada de "intervalo".
