Uma planilha é usada para controlar os dados e fazer cálculos, enquanto um banco de dados é usado para armazenar informações a serem manipuladas posteriormente. As informações podem começar armazenadas em uma planilha, mas como a quantidade de informações aumenta, pode surgir a necessidade de um banco de dados.
As planilhas e bancos de dados costumam ser usados em conjunto. Uma pessoa pode construir um banco de dados para armazenar vários tipos de informações, como nomes, endereços, números de identificação e informações salariais. Uma planilha é usada para apresentar pedaços de informações encontrados em um banco de dados. As informações em um banco de dados podem ser apresentadas no melhor formato que torna a criação da planilha mais fácil, pois incluir grandes quantidades de informações em uma planilha pode dificultar a navegação e a leitura de uma planilha.
Dois exemplos de software de banco de dados são dBase e MS Access. Usando o software, uma pessoa pode inserir todas as informações necessárias para criar uma planilha posteriormente. Depois que as informações são inseridas no banco de dados, um comando chamado consulta é usado para gerar as informações.
Lotus e MS Excel são exemplos de software de planilha. As informações alfa em uma planilha podem ser classificadas e as informações numéricas podem ser manipuladas em fórmulas e cálculos. As informações da planilha podem ser acessadas de um banco de dados ou inseridas manualmente de outras fontes.
