O processo de comunicação tem quatro etapas, que são codificação, meio de transmissão, decodificação e feedback. Seguir as etapas do processo ajuda a estabelecer uma comunicação eficaz e garante que nenhuma mensagem seja perdida ou mal interpretada.
A primeira etapa do processo de comunicação, a codificação, é talvez a mais crucial, uma vez que as suposições se seguirão. O remetente precisa entregar uma mensagem concisa e clara. Questões como tom de voz e linguagem corporal também precisam ser consideradas, pois esses fatores desempenham um papel fundamental na forma como uma mensagem é interpretada.
Isso leva à segunda etapa, meio de transmissão. É responsabilidade do remetente decidir como e quando entregar a mensagem para aumentar as chances de ela ser entendida. A forma que uma mensagem assume pode ser crítica para a próxima etapa, a decodificação.
Assim que a mensagem for totalmente entregue, a função do remetente termina. Cabe então ao receptor decodificar a mensagem da maneira que foi planejada. Depois que o receptor entende a mensagem claramente, o feedback encerra o processo de comunicação.
O feedback é fornecido pelo receptor ao remetente por meio de confirmação ou resposta curta. Essa etapa final é importante porque o remetente entende a eficácia da mensagem.
