O Microsoft Access é um sistema de gerenciamento de banco de dados que funciona como um sistema de arquivamento eletrônico. Com o Microsoft Access, o usuário pode facilmente modificar quaisquer dados do banco de dados, produzir relatórios do banco de dados e enviar consultas sobre todas as informações armazenadas nele. O Microsoft Access utiliza totalmente o layout do Windows para facilidade de uso.
A maioria dos usuários do Microsoft Access usa as tabelas, formulários e consultas. As tabelas de banco de dados são muito semelhantes às planilhas. Após listar o assunto de cada coluna, o usuário tem a opção de adicionar colunas adicionais para detalhar os atributos do assunto. Ao terminar, cada linha contém as informações necessárias sobre cada assunto. O método de formulário de entrada de dados disponível no Microsoft Access permite inserir informações do sistema em forma gráfica para que sejam transferidas para um banco de dados. Alguns podem achar isso mais fácil para a entrada de dados se não precisarem finalizar as tabelas. A função de consulta do Microsoft Access aumenta a produtividade, permitindo que o usuário combine informações de mais de uma tabela e especifique as condições dos dados que o usuário recupera. Ele reduz a tarefa demorada de ter que olhar manualmente através de informações abundantes para localizar certas que têm certas características.
