A captura de dados é a recuperação de informações de um documento usando métodos diferentes da entrada de dados. A utilidade da captura de dados é a capacidade de automatizar essa recuperação de informações onde a entrada de dados seria ineficiente, cara ou inaplicável .
Por exemplo, leitores de código de barras em supermercados e hospitais são qualificados como ferramentas de captura de dados. É ineficiente e caro para um operador humano inserir manualmente cada item da fila do caixa em um computador. A gravação manual de dados só é aplicável quando o volume de dados é pequeno e a entrada de dados não é cara. Por exemplo, o registro de todo o inventário do depósito é melhor feito usando métodos de captura de dados.
