O objetivo do Microsoft Access é criar bancos de dados rápidos e fáceis. O Access fornece uma interface amigável que ajuda o usuário a construir e desenvolver um sistema de armazenamento e recuperação de informações sem muita experiência em programação.
Muitas das funcionalidades do Access são desenvolvidas a partir do Microsoft Excel. No entanto, o Access é significativamente mais poderoso para tarefas de computação complexas ou para grandes conjuntos de dados. Em vez de operar por meio de planilhas, o Access armazena dados em tabelas que são operadas usando SQL. Os dados nessas tabelas são acessados por meio de consultas, que são conjuntos simples de comandos que detalham como classificar e relatar os dados.
O programa também permite o desenvolvimento mais complexo de aplicativos e outros programas. O Access permite que os usuários desenvolvam interfaces gráficas para que futuros usuários não precisem trabalhar com código ou consultas diretamente. Essas interfaces são construídas usando um conjunto de arrastar e soltar de comandos GUI no Access ou por meio de scripts mais complexos.
O Access funciona em conjunto com vários outros programas para facilitar a aquisição e processamento de dados. Os dados do Excel são carregados usando comandos simples e são prontamente traduzidos no formato de tabela do Access. O Access é construído em SQL, mas o script pode ser feito em Visual Basic, como em outros produtos do Microsoft Office. Por meio de macros, os usuários podem desenvolver novas funções para classificar ou manipular seus dados.
