As planilhas permitem que os empresários combinem a geração de relatórios de dados com cálculos eletrônicos embutidos. Portanto, os números podem ser computados e exibidos para uso contábil sem a necessidade de calcular os totais manualmente. Os proprietários de empresas podem visualizar os cálculos diretamente, sem depender dos contadores ou contadores da empresa. O cálculo das informações com planilhas também economiza papel, o que é econômico e ecologicamente correto.
As planilhas de computador, que replicam os recursos das planilhas de papel, foram desenvolvidas primeiro para uso pela Microsoft. Antes oferecidas apenas no Apple Mac, as planilhas são projetadas hoje para que os dados contábeis possam ser facilmente lidos e compartilhados em PCs e Macs.
As planilhas permitem que os usuários revejam as várias etapas de um cálculo e façam notas explicativas para as somas. Os modelos de planilhas que contêm a formulação para os dados utilizados regularmente aumentam a produtividade do escritório e reduzem os custos, eliminando a necessidade de pessoal com formação técnica. A capacidade de um programa de planilha eletrônica de trocar detalhes numéricos com outros aplicativos de computador aprimora as comunicações comerciais. A incorporação de sistemas baseados em dados diminui as redundâncias numéricas e também o entesouramento de informações. As planilhas também apresentam realce de cores e recursos de edição para discussão e exibição. Esses recursos são úteis ao apresentar previsões de negócios ou analisar resultados.
