As principais vantagens do Microsoft Access, disponível com algumas versões do Microsoft Office, são baixo custo, facilidade de uso e integração com outros serviços Microsoft. Não há taxas de licenciamento adicionais além do Microsoft Office, nem o programa requer o servidor e investimento administrativo da maioria dos bancos de dados relacionais. A interface gráfica é familiar aos usuários do Microsoft Office e o ambiente de programação é o mesmo das macros do Office. Para aqueles que usam serviços da Microsoft, como o SharePoint, o Access se integra bem.
Em muitos casos, os usuários criam bancos de dados do Access como uma alternativa ao armazenamento de dados do Excel. O Access tem análises de dados e ferramentas de relatórios mais sofisticadas. Embora seja possível criar algo próximo a um banco de dados no Excel, ele não é particularmente eficiente e se torna difícil de manter rapidamente. Se um aplicativo precisa de recursos matemáticos ou contábeis, o back-end do Office permite a interação entre o Excel e o Access.
Quando o Excel não tem mais um bom desempenho devido a grandes quantidades de dados ou um usuário deseja fornecer formulários de entrada de dados e relatórios para terceiros, o Access é uma boa escolha. O Access tem interfaces de assistente para auxiliar na criação de formulários e relatórios, portanto, a criação de pequenos aplicativos de banco de dados está ao alcance de qualquer usuário do Office.
Existem algumas desvantagens significativas em usar o Microsoft Access com vários usuários. O acesso tem limites inerentes ao tamanho do banco de dados e ao número de usuários que tornam o software impróprio para uso fora das pequenas empresas. A segurança no Access não é robusta, por isso é uma escolha ruim para dados confidenciais. Além disso, o Access não está disponível em todas as versões do Microsoft Office, mesmo nas plataformas Windows.
