A maior vantagem da mala direta é que uma empresa pode escrever e enviar uma carta padrão para um grande número de partes interessadas, como seus acionistas, sem adicionar manualmente cada nome e endereço. A mala direta pode gerar centenas de cartas e envelopes personalizados para serem lidos como se tivessem sido escritos para pessoas físicas.
A mala direta é um recurso de software de processamento de texto que permite aos usuários desenvolver cartas personalizadas, cartões comemorativos e outras formas de comunicação com nomes e endereços armazenados em um banco de dados. É muito fácil revisar uma única carta que é usada como modelo para muitas outras. Além disso, quando o modelo for criado, ele poderá ser salvo e usado novamente no futuro.
Primeiro, o usuário do computador cria um banco de dados com vários nomes de campo dos destinatários desejados e, em seguida, escreve a carta vinculando-o ao banco de dados. Em seguida, o usuário realiza uma consulta para encontrar um conjunto de pessoas que devem receber uma cópia da carta. O assistente de mala direta solicita ao usuário que insira os detalhes apropriados de cada destinatário. O assistente finaliza o processo pegando dados do banco de dados preparado e produz uma cópia da carta para cada pessoa no banco de dados. A única desvantagem é que as cartas podem não ter um certo nível de envolvimento pessoal.
