Os relatórios oferecem uma maneira de extrair e apresentar um subconjunto específico de informações de um grande banco de dados. Os usuários que visualizam relatórios de banco de dados são poupados de ter que visualizar alguns dados estranhos que são irrelevantes para pensar sobre um determinado pergunta.
Os programas de software de banco de dados, como o Microsoft Access, incluem vários recursos distintos, incluindo um modo de formulário para inserir dados e um modo de tabela para visualizar todas as informações do banco de dados em linhas e colunas. O modo de relatório representa uma maneira útil de responder a perguntas específicas usando as informações de todo o banco de dados. Por exemplo, uma empresa pode manter registros de vendas em um banco de dados que abrange muitos anos e pode querer entender por que as vendas de um período específico de três meses estão anormalmente baixas. Usando um relatório, as informações de um intervalo específico de datas podem ser mostradas de maneira simplificada em um esforço para entender melhor o problema de negócios.
