De acordo com o Oxford Journals, as planilhas eletrônicas tornam o processo de entrada de informações, recuperação de informações e realização de cálculos mais rápido e eficiente. Elas também são fáceis de compartilhar; até mesmo planilhas grandes podem ser compactadas para alguns megabytes.
As planilhas eletrônicas são armazenadas digitalmente e podem receber dados de várias fontes. As informações podem ser digitadas manualmente, mas também podem ser recebidas automaticamente de fontes online e ferramentas especializadas. Uma vez que essas informações tenham sido compiladas, os usuários têm a capacidade de pesquisar informações rapidamente, permitindo que eles se lembrem das informações mais rápido do que seria possível com as informações impressas em papel.
A maioria dos softwares de planilha também pode ser programada para realizar cálculos automaticamente, permitindo que os usuários atualizem as informações sem ter que fazer cálculos manualmente ou com uma calculadora. Por exemplo, se o preço de um componente de manufatura mudar, uma planilha pode ser programada para calcular automaticamente o custo de uma grande remessa. Essas informações também podem ser inseridas em outros programas.
As planilhas também são um método conveniente de colaboração com outras pessoas. As pessoas podem usar uma planilha para calcular o orçamento total de uma empresa, e essa planilha pode ser salva em um arquivo e compartilhada por e-mail. À medida que mais e mais empresas recorrem às operações baseadas na nuvem, muitas estão optando por planilhas on-line que permitem uma colaboração mais eficiente.
