Algumas vantagens de uma abordagem de banco de dados incluem informações consistentes, flexibilidade, fácil gerenciamento de segurança e privacidade de dados e um tempo reduzido de desenvolvimento de aplicativos. Simplificando, um banco de dados é definido como uma coleção de informações relacionadas. As empresas usam um sistema de gerenciamento de banco de dados, ou DBMS, para auxiliar na organização dos dados.
A maioria das empresas usa um sistema de banco de dados relacional. Este tipo de sistema permite que diferentes informações sejam acessadas ao mesmo tempo. Todas essas informações podem ser compartilhadas entre os diferentes arquivos. Alguns exemplos de software de banco de dados de relacionamento são Oracle e Paradox.
No banco de dados relacional, todas as diferentes informações são armazenadas em tabelas que são organizadas em linhas e colunas. As linhas representam um registro individual e as colunas são um campo específico dentro do registro. Por exemplo, as linhas podem ser designadas como "Sobrenome," "Nome" e "Número de telefone" para um banco de dados composto de informações de contato de funcionários.
Os formulários online costumam ser usados para inserir informações rapidamente em um banco de dados. Os diferentes espaços em branco que uma pessoa preenche no formulário apontam para os campos individuais no banco de dados. Assim, as empresas podem gerar relatórios facilmente, manipulando as informações. Por exemplo, um empregador pode executar um relatório listando os nomes dos funcionários, números de telefone e endereços de e-mail como uma ferramenta de referência rápida.
