Alguns exemplos de mensagens negativas incluem: recebimento de uma carta de rejeição de trabalho, solicitação de promoção ou admissão na escola; mudanças de política que criam condições difíceis para os funcionários; ser despedido de um emprego; receber uma avaliação de trabalho negativa; e rejeição do pedido de subsídio. Essas mensagens transmitem informações desagradáveis que podem incomodar, decepcionar ou irritar o destinatário.
O modo como uma mensagem negativa é entregue é importante, pois seu estilo pode determinar o impacto no destinatário. No caso de relatos negativos para candidatos a empregos, começando com palavras positivas ou neutras, passar as más notícias gentilmente ajuda o destinatário a lidar com as notícias de uma boa maneira. Ao rejeitar um pedido de promoção, avisar ao funcionário que ele é o próximo na fila, isso dá a ele a motivação para continuar a trabalhar para atingir esse objetivo.
No caso de uma avaliação negativa do cargo, é importante que o gerente se sente com o funcionário e explique as razões da crítica negativa. Deve-se tomar cuidado para fornecer feedback útil e evitar insultar o funcionário. Além disso, certifique-se de citar algumas das características positivas do funcionário. Em geral, um buffer para amortecer a mensagem negativa torna mais fácil a transmissão de más notícias. É importante sempre garantir uma entrega cortês e útil.
