Os aparelhos de fax oferecem vantagens como facilidade de uso, comunicação econômica e registros impressos, bem como desvantagens que incluem a falta de resposta imediata, possíveis problemas de segurança e de qualidade do documento. Dependendo da finalidade para seu uso, os aparelhos de fax podem ser um ativo valioso ou uma responsabilidade cara para um indivíduo ou uma empresa.
Embora aparelhos de fax autônomos não ocupem o mesmo lugar que o principal meio de comunicação de muitos escritórios que ocupavam quando se tornaram populares, ainda há áreas em que eles têm vantagem sobre o e-mail e outras formas de comunicação eletrônica.
Prova impressa: os aparelhos de fax fornecem ao usuário um recibo para impressão de que o documento foi enviado para um local específico. Tal comprovação permite ao remetente verificar para qual número o documento foi enviado junto com o número de páginas que a comunicação incluiu.
Compartilhamento de uma única etapa de documentos escritos à mão: ao contrário da criação de um PDF, que requer digitalização e salvamento para compartilhar um documento escrito à mão por e-mail, uma máquina de fax permite que o usuário envie uma cópia do documento original com um passo
Comunicação de baixo custo: além do custo da própria máquina, o envio de fax requer apenas o acesso a uma linha telefônica, eletricidade e estoque de papel apropriado
Os aparelhos de fax também têm desvantagens e, em muitos casos, foram ultrapassados pela comunicação eletrônica.
Problemas de segurança: além do erro humano, como discar um número incorreto, que pode fazer com que um documento confidencial chegue ao local errado, os aparelhos de fax costumam ficar expostos; mesmo quando o documento é enviado para o número correto, pode ser lido por qualquer pessoa que o retirar.
Problemas de tecnologia: muitos usuários conectam seus pequenos aparelhos de fax à mesma linha telefônica em que fazem e recebem chamadas e, como tal, o envio ou recebimento de documentos pode ser atrasado se o telefone estiver em uso
Documento de baixa qualidade: embora os aparelhos de fax sejam uma maneira rápida de se comunicar, a qualidade do documento geralmente não é igual à do original
