Um dos principais motivos pelos quais precisamos de sistemas de informação é porque eles melhoram a eficiência, o que pode aumentar a produtividade. Eles normalmente oferecem suporte a operações com muitos dados. Em organizações empresariais, um sistema de informações bem projetado pode ser a diferença entre lucros e perdas.
Toda organização funciona com base em informações e cada entidade comercial possui uma maneira particular de reunir, registrar, armazenar e manipular informações. Trivialmente, tudo o que é necessário para coletar e armazenar informações é uma caneta e papel. No entanto, seria uma tarefa fenomenal, por exemplo, para um médico registrar e armazenar detalhes do paciente usando caneta e papel. Os sistemas de informação revolucionaram completamente a coleta, armazenamento e manipulação de dados.
Um sistema de informação geralmente compreende uma série de aplicativos de computador especializados e hardware que processam grandes quantidades de dados para fornecer informações úteis em processos como a tomada de decisões. Algumas definições referem-se a toda a arquitetura, compreendendo aplicativos de software, hardware, sistemas operacionais e a estrutura de rede que suporta os vários componentes de computação que compõem o sistema de informação.
Os sistemas de informação evoluem com o tempo conforme a tecnologia avança e conforme as regras formais que regem o gerenciamento de informações em uma organização mudam. Por exemplo, se houver grandes mudanças estruturais em uma organização, mudanças comparáveis no sistema de informação podem ser necessárias.
