Uma vantagem das apresentações gráficas é a conveniência com que o público pode acompanhar, enquanto uma desvantagem é que os dados podem mostrar uma imagem falsa da situação. As apresentações gráficas são um método popular para apresentar grandes quantidades de dados porque quase todos podem entendê-los. Algumas pessoas podem não estar familiarizadas com os termos técnicos usados para explicar os dados, mas quando apresentados graficamente, um padrão claro pode ser mostrado.
Ao apresentar informações vitais, as apresentações gráficas atuam como um ótimo guia visual para as informações fornecidas. Muitas pessoas acham mais fácil ler um gráfico do que ouvir um conjunto de números e tentar entendê-lo. Usar informações visuais junto com a palavra falada é uma ótima maneira de alcançar parte do público que, de outra forma, não ficaria entusiasmado com o que está ouvindo.
No entanto, uma desvantagem das apresentações gráficas é que sua construção pode ser demorada e pode prejudicar o ponto principal que está sendo discutido. As apresentações são mais eficazes quando livres de distrações, e alguns na platéia podem perder o foco ao desviar a atenção para gráficos chamativos na apresentação. Além disso, se as apresentações gráficas forem feitas de uma maneira particular, elas podem fazer os números parecerem melhores ou piores do que realmente são, e alguns na plateia podem ser enganados por gráficos que não contam toda a história.
