Embora as notas de simpatia e de agradecimento exijam palavras diferentes, os dois tipos de notas devem ser sinceros, pessoais e específicos. Em qualquer circunstância, as anotações começam com uma saudação, acrescentam detalhes no corpo e terminam com uma expressão calorosa de sentimentos.
As notas de simpatia devem conter palavras verdadeiras e honestas que transmitam os sentimentos apropriados para com o destinatário. Uma nota pode ser tão simples como: "Querida Jane, fiquei triste ao saber do falecimento de seu pai. Aceite nossas condolências e saiba que você está em nossas orações. Se pudermos fazer algo para ajudá-la durante este momento difícil , não hesite em ligar. Nossas mais profundas condolências. " Mais detalhes, como memórias ou histórias engraçadas, podem ser adicionados para oferecer pensamentos mais calorosos e expressões de simpatia.
As notas de agradecimento também devem expressar sentimentos calorosos e sincera apreciação. Lembre-se de mencionar o presente ou ato que motivou a nota e seja específico. O fechamento é determinado pela relação entre o destinatário e o redator; relacionamentos mais próximos podem terminar com termos mais pessoais. Por exemplo, uma carta de agradecimento para a vovó pode dizer: "Querida vovó, obrigada pelos adoráveis presentes do chá de panela! Estou tão feliz por ter um livro de receitas e um avental iguais aos seus - lembro-me de preparar tantas refeições com você usando os seus ! Você me deu mais do que apenas um presente para minha nova vida com Jack. Espero que jante conosco em breve. Obrigado novamente! Com amor, Jennifer. "
