Ao enviar um cartão de simpatia, o redator pode encaminhá-lo ao parente sobrevivente mais próximo da pessoa falecida. Normalmente, é a viúva ou viúvo ou o falecido, ou o mais velho dos filhos do falecido. É sempre apropriado enviar um cartão de simpatia a qualquer outro membro da família do falecido.
O envelope de um cartão de simpatia deve ser sempre endereçado de forma formal, usando os títulos da família do falecido em vez de apenas o primeiro nome. Se o cartão for enviado para toda a família do falecido, é apropriado listar a viúva ou viúvo formalmente na primeira linha de endereço, com os primeiros nomes das crianças listados na próxima linha.
Ao escrever um cartão de simpatia para um membro da família ou amigo próximo de alguém que morreu recentemente, é importante certificar-se de que a pessoa que recebeu o cartão sabe quem o está enviando. Na confusão e às vezes no caos após a morte, mesmo uma viúva que conhecia todos os amigos do marido pode não ser capaz de fazer uma conexão fácil para entender quem está enviando qual cartão. Por esse motivo, é fundamental que seja assinado um cartão de simpatia com o nome e o sobrenome, ou com o nome de todos os familiares que enviaram o cartão. É apropriado e útil escrever uma frase ou duas lembrando o parente sobrevivente de como o falecido conhecia a pessoa que enviou o cartão. "
