Uma grande vantagem da comunicação impressa é que ela fornece um registro duradouro das mensagens enviadas para referência futura. Essa forma de comunicação permite que o destinatário dedique bastante tempo para revisar a mensagem e fornecer um feedback adequado. A comunicação escrita é mais específica e clara.
A comunicação impressa ajuda a definir os princípios, regras e políticas apropriados que regem o funcionamento de uma empresa. É útil quando se trata de delegar responsabilidades. Ao contrário do boca a boca, a comunicação impressa permite que a pessoa que assume as responsabilidades consulte o documento. Ao mesmo tempo, atua como prova e documento contábil. A comunicação impressa é considerada mais formal e ajuda a valorizar a imagem da empresa. Da mesma forma, no caso de um processo judicial, a comunicação impressa é fornecida como registro válido. A comunicação impressa melhora o acompanhamento. Por exemplo, um memorando postado no quadro de avisos de uma empresa funciona como um lembrete de um evento ou reunião.
A comunicação impressa inclui qualquer forma de interação baseada na palavra escrita. É um dos principais modos de comunicação ao lado da comunicação oral ou falada. A comunicação impressa é freqüentemente popular no ambiente de negócios. Exemplos desse tipo de comunicação incluem memorandos, boletins, relatórios, manuais de funcionários e descrições de funções. Outros documentos impressos incluem cartas, propostas e contratos. Formas alternativas de comunicação incluem correio eletrônico e sites da Internet.
