Entrar em contato com membros da família para determinar quem provavelmente comparecerá e quais datas serão adequadas para eles, encontrar e reservar um local, escolher um menu e enviar convites com antecedência suficiente, tudo isso deve ser incluído em uma lista de verificação de planejamento de reunião familiar. O que mais deve ser incluído depende do tamanho do encontro e de quantas pessoas estarão organizando o evento.
Para reuniões familiares maiores, dividir o trabalho a ser feito é o primeiro passo em qualquer lista de verificação de planejamento. Decida quem fará cada trabalho, desde atualizar os nomes e endereços dos membros da família e manter o controle de RSVPs até a configuração no próprio evento. A lista de verificação principal deve incluir a escolha de um tema e o pedido de comida ou a delegação de itens do menu para que os membros da família tragam. Outra tarefa do checklist é fazer um orçamento e arrecadar dinheiro para os convites, comida, local e decoração, e para comprar qualquer outro material necessário, como talheres, pratos de papel e souvenirs. Lembranças de reuniões familiares, como camisetas, devem ser encomendadas com bastante antecedência para ficarem prontas na data da reunião. Não há nenhuma parte em organizar uma reunião de família muito grande ou muito pequena para ser incluída em uma lista de verificação de planejamento, desde o envio de e-mails até a limpeza após o evento.
