As vantagens para fotocopiadoras incluem fazer cópias de páginas de forma rápida, relativamente barata e fácil correlação de páginas, enquanto as desvantagens incluem a necessidade de manutenção, serviço anual e o alto custo de compra. Para reduzir o custo inicial de uma fotocopiadora, é possível comprar fotocopiadoras recondicionadas ou alugá-las.
Fotocopiadoras recondicionadas são mais baratas inicialmente, mas podem sofrer problemas mais cedo e podem custar mais custos de manutenção e ter uma vida útil mais curta do que uma nova. Também é benéfico para o meio ambiente, uma vez que grandes partes das fotocopiadoras teriam acabado em aterros sanitários. Se a empresa pretende oferecer fotocópias para os clientes, isso tem a vantagem de aumentar a afluência à loja e possível aumento de receita. As desvantagens incluem um membro da equipe dedicado quando a demanda é alta e a necessidade de considerar a demanda por serviços na área.
Outros problemas relacionados às fotocopiadoras são a fotocópia de materiais protegidos por direitos autorais. A ideia de uso justo nos Estados Unidos permite que as pessoas façam fotocópias, artigos ou capítulos de livros para pesquisa, mas não evitam pagar pelo material. Quando os alunos são obrigados a usar fotocópias de artigos, apostilas ou gráficos usados em leitores protegidos, o centro de cópias ou o instrutor deve garantir que os direitos autorais sejam liberados antes que o leitor seja impresso e que cada item seja atribuído claramente.
