Para planejar uma vigília à luz de velas, uma pessoa deve determinar onde a vigília será realizada, a que horas será realizada e quem convidar. É comum que a vigília seja realizada no local da morte falecida, ou em seu lugar favorito.
O local deve ser de fácil acesso para entes queridos e membros da comunidade. Depois de escolher o local, o próximo passo é determinar o horário em que será realizada a vigília. Normalmente, as vigílias à luz de velas são realizadas ao anoitecer ou logo depois. As velas são mais visíveis durante as horas escuras, mas a vigília não deve ser realizada tão tarde da noite a ponto de incomodar as pessoas.
Depois de obter os detalhes, a pessoa deve convidar as pessoas para a vigília. Isso pode ser feito na forma de cartas, sites de mídia social, ligações telefônicas e pessoalmente. Outras maneiras de anunciar a vigília são por meio de comunicados à imprensa, artigos de jornais e outras formas de meios de comunicação.
Ao se preparar para a vigília, a pessoa deve reunir velas, protetores contra gotejamento de cera e outros itens necessários. Também é possível criar um programa em homenagem ao falecido ou ferido. O programa pode incluir detalhes da pessoa, poemas, citações e outras informações que a pessoa considere necessárias.
